仕事を任せたり、お願いしたりするなら効率よく運ばせたいですよね。
スムーズに進めるためにはどんな仕事もはじまりが大切です。
そしてうまくはじめるためには『予告』が重要になってきます。
『予告』は相手の心に準備をさせることができ、我慢強くさせる効果があります。
ボールを投げるときに何も予告しないで投げたりすると相手は受け取ることができず怪我をしてしまうかもしれません。
予告していれば準備ができているのでしっかりと受け取ることができますね。
仕事も同じで予告することで相手に受け取る準備をしてもらいましょう。
うまく仕事を任せることで部下のモチベーションもアップさせることができます。
予告しないとマイナスからのスタートになる
予告することで相手に受け取る準備をしてもらうことができます。
一方予告しない場合は準備していないので0からスタートかと思いますが実はこれが違います。
予告しないで仕事を任せるとマイナスからのスタートになってしまいます。
急にふられる仕事には口には出さずとも「ええ急に？」、「なんで俺に？」などと思っているものです。
精神的にネガティブになってしまっています。
精神的にネガティブなことを避けるために予告しておけば、「そういえばそんなこと言ってたなぁ」とか「少し対応策を考えておいたから使ってみるか」などと受け取り側の心境に大きく違いが出てきます。
予告している場合には上記のようにすでに対応策を考えてきている場合すらあるのでその差はかなり大きいものになってきます。
言いにくいことは「もしかすると」と予告する
同僚や他部署の人に面倒なことを依頼する時は伝え方を間違ってしまうとこじれて話を進めるのが難しくなってしまうことがあります。
面倒とわかっているようなことを頼む場合には決定事項であっても決定事項のように伝えないようにしましょう。
いきなり「決定事項ですから」みたいに伝えてしまうと「そんなの聞いていない！」（今言ったのですから当然です）と反発されてしまうでしょう。
ではどう伝えればいいでしょうか？
仮に決定事項であっても「もしかすると」を使いましょう、例えば以下のような流れです。
上記のように「もしかすると」というクッションをおくことで話を聞いてはもらえますし、相手の心に準備する時間を用意することで実際にお願いする時に受け入れてもらえる状態にしておくことができます。
詳しく突っ込まれた場合には
「もしかすると」と事前に伝えた時に「具体的にどれくらいの仕事量なの？」など詳細を聞いてきた時にはどう伝えると良いでしょうか？
詳細を聞いてきた時にぜひ使いたいテクニックとして『少し過剰に伝えておく』です。
少し過剰に伝えることで「うわぁ厳しいなぁ」という気持ちは強くなりますが実際にするのはもっと簡単になりますから「まぁ聞いてたことよりは楽だし、やるしかないな」と前向きな気持ちで取り組んでもらえます。
このように先に厳しめの条件を伝えておく手法を心理学で『ドア・イン・ザ・フェイス』と呼ばれている手法です。
予告すると事前に反応をみて対策をとれる
予告をすることのメリットとして相手の心の準備ができることがありますが予告する自分にとってもいいことが1点あります。
それは事前に相手の反応を確認することができることです。
仕事をお願いしようと考えており予告した時に相手の反応がいまいちだったなら以下のような対策を取ることができます。
- 依頼する内容に着手しやすいように根回しをしておく
- 依頼する内容を変える
- 思い切って担当を変える
本当にスタートしなければいけない限られた時間に有効な手を見極めることが可能になります。
『仕事を任せる、お願いする前にやっておきたいたった1つのこと』のまとめ
『予告』するというとても簡単なアクションを1つ入れることで仕事の進み具合を圧倒的に変えることができます。
『予告』することのポイントとして以下の通りです。
- 予告しないとマイナスからのスタートになってしまう
- 言いにくいことの場合には「もしかすると」をつけてやわらげる
- 予告することで相手の反応から対策をとれる
ついつい仕事が忙しくてギリギリまでいうのを忘れてた！ なんてことがある人にはぜひ1度使っていただければと思います。
すぐに効果が実感できるはずです。
がおすすめです。
